ইমেইলে সিভি বা রেজুমে পাঠানোর নিয়ম
যুগের প্রয়োজনে মানুষকে তথ্য প্রযুক্তি আয়ত্ত করে নিতে হয়। করোনার পরবর্তী সময়ে তথ্য প্রযুক্তির ব্যবহার যেন আরও কয়েকগুন বেড়ে গিয়েছে। বর্তমানে চাকরিপ্রার্থী তার সিভি বা রিজুমের হার্ডকপি জমা দেয়ার প্রয়োজন হয় না, বরং খুব সহজেই নির্দিষ্ট ইমেইলে সেন্ড করলেই হয়। কিন্তু এই সিভি বা রিজুম যেন তেন ভাবে মেইল করলে সেটা ফলপ্রসূ হবে না। তাই যেনে নেওয়া প্রয়োজন ইমেইলে সিভি পাঠানোর নিয়ম ।
অনেক যোগ্যপ্রার্থী জানেন না কিভাবে সঠিক পদ্ধতিতে সিভি পাঠাতে হয়। ফলে যোগ্যতা থাকা সত্ত্বেও চাকরিপ্রাপ্ত হয়না। তাই আজকে আমরা জেনে নিব ইমেইলে সিভি পাঠানোর নিয়ম।
- আপনার যে সিভিটি ইমেইল করবেন সেটি অবশ্যই পিডিএফ ফরম্যাটে করে নিবেন। এতে নিয়োগকর্তা আপনার সিভি ঝামেলা ছাড়া ওপেন করতে পারবেন। আপনি যদি ওয়ার্ড ফাইল সেন্ড করেন তাহলে অনেক সময় আপনার সিভি ফরম্যাট লেআউট ঠিক থাকে না। তাই সিভি পারফেক্ট লুক বজায় রাখার জন্য পিডিএফ আকারে পাঠাতে হবে।
- সিভি বা রেজুমে ফাইলের নাম সব সময় নিজের নামে সেভ করে রাখবেন । অন্য কোনো নামে সেভ করে সিভি বা রিজুম ইমেইল করা যাবে না।
- সিভি ইমেইল করার সময় প্রথমে ফাইলটি আপলোড করে নিবেন তারপর Subject Line টি লিখবেন। নয়তো ভুল বসত সিভি ফাইল ছাড়াই ইমেইল করা হয়ে যেতে পারে।
- ইমেইল বডি কিংবা কভার লেটারে নির্দিষ্ট কোন ডেজিগনেশন যেমন “Dear Sir/Madam” অথবা “To whom it may concern” উল্লেখ না করাই ভালো। এক্ষেত্রে “Dear Concern” বা “Hiring Authority” এই ধরনের সম্বোধন করা যেতে পারে।
- সিভি সেন্ড করার সময় অবশ্যই ইমেইল এর সাব্জেক্ট লাইন খালি রাখা যাবে না। সাব্জেক্ট লাইন এ আপনি যে পজিশনের জন্য এপ্লাই করবেন সেটি উল্লেখ করতে হবে। যেমন – Applying for the position of MTO.
- আপনি যে আইডি থেকে সিভি বা রিজুম ইমেইল করবেন সেটি অবশ্যই নিজের প্রফেশনাল মেইল আইডি বা নিজের নামের ইমেইল আইডি থেকে সেন্ড করবেন। ফেইক নাম বা আইডি থেকে প্রফেশনাল কাজ গ্রহণযোগ্য নয়।
- সিভি গুগল ড্রাইভ থেকে লিংক শেয়ার না করা ভাল। কেননা এক্ষেত্রে একি সিভি বা রিজুম বার বার সেন্ড করা হয়। ফলে কোম্পানি ভেদে সিভি পরিবর্তন করা হয় না। যদি গুগল ড্রাইভ থেকে সিভি সেন্ড করে থাকেন তবে সেন্ড করার আগে পারমিশ্ন আছে কিনা চেক করে নিতে হবে।
- সিভি বা রেজুমে তে আপনার সদ্য তোলা ছবি সংযুক্ত করতে হবে। আলাদা করে ছবি মেইল করার কোনো প্রয়োজন নেই।
- মেইল রেডি হয়ে গেলে বার বার চেক করে নিতে হবে যেন সাবজেক্ট, ইমেইল বডি কিংবা সিভির বানানে কোনো ভুল না থাকে। কোনো ভুল থাকলে সংশোধন করে নিতে হবে। ইমেইল পাঠানো হয়ে গেলে তা ইমেইল এর সেন্ট আইটেমে আছে কিনা দেখে নিতে হবে। সেন্ট আইটেমে না পেলে Outbox কিংবা Draft এ চেক করতে হবে। এই দুই অংশে (Outbox, Draft) থাকার অর্থ আপনার মেইল যায়নি।
সিভি ইমেইল করার সময় যে ভুল গুলো করা যাবে নাঃ
- যে ভুল সচারাচর করা হয় তা হল ফাইল/সিভি এটাচ না করেই মেইল করে দেওয়া । এই ভুল এড়ানোর জন্য সবসময় প্রথমে ফাইলটি আপলোড করে নিবেন।
- CV/Resume ফাইলের নাম নিজের নামে সেভ করবেন নিতে হবে। My CV /Download CV/Updated final CV নামে সিভি সেভ করা যাবে না।
- ফেক কিংবা অদ্ভুত নামের ইমেইল আইডি যেমন [email protected], [email protected] দিয়ে ইমেইল করা যাবে না। তাহলে আপনার সিভি খুলেও দেখা হবে না। প্রফেশনাল মেইল আইডি থেকে সিভি সেন্ড করতে হবে।
- Google Drive এর লিংক দিয়ে ইমেইলে সিভি পাঠানো যাবে না। কারন আপনি সিভি তে সার্কুলার অনুযায়ী কোন পরিবর্তন না করেই আগের সিভি পাঠিয়ে দিয়েছেন। তাই সিভি ফাইল নতুন ভাবে attached করে মেইল করুন।
- ইমেইলে সিভি সেন্ড করার সময় Subject Line খালি রাখা যাবে না। অবশ্যই Subject Line এ Position Title লিখতে হবে।
- কোন পদে চাকরির জন্য সিভি ইমেইল করছেন তা অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে।
- সিভিতে যেহেতু ছবি থাকে তাই আলাদা করে ছবি মেইল করার প্রয়োজন নেই ।
সিভি বা রেজুমে ইমেইল করার ফলে চাকরিদাতা এবং নিয়োগকর্তা উভয়ের সময় যেমন বাচে তেমনি কাজ সহজতর হয়। সিভি বা রেজুমে ইমেইল করার নিয়ম অনুসরণ না করলে চাকরিপ্রার্থীর সিভি বা রিজুম বাতিল হয়ে যেতে পারে। এর ফলে স্বপ্নের চাকরি স্বপ্নতেই থেকে যাবে। তাই সিভি বা রিজুম সিভি বা রেজুমে সঠিক নিয়ম অনুযায়ী নিয়োগকর্তার নিকট ইমেইল করতে হবে।
দরখাস্ত লেখার নিয়মাবলী এবং আবেদন পত্র লেখার নিয়ম